Статьей 52 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.
Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде и заработной плате – документы по личному составу, документы, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и другие.
Первичную учетную документацию по учету труда и заработной платы можно условно разделить на три вида:
– документы по учету личного состава;
– документы по учету использования рабочего времени;
– документы по учету расчетов с работниками.
К документам по учету личного состава наряду с приказами (распоряжениями) по соответствующим вопросам (прием, увольнение, отпуск, изменение условий трудового договора и др.) относится личная учетная карточка работника.
Личная карточка работника – документ, который в систематизированном виде содержит различные сведения о работнике, необходимые для кадрового учета: общие данные (дата и место рождения, образование, состав семьи и др.), а также сведения, связанные с работой у нанимателя (назначения, переводы, предоставленные отпуска и др.).
Форма личной учетной карточки работника (ранее форма Т-2), а также требования к ее ведению и заполнению в настоящее время нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлены. Организации самостоятельно определяют форму такой карточки, требования к ее заполнению, а также количество экземпляров карточки.
Законодательством на нанимателя возложена обязанность организации учета рабочего времени. Согласно ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход (ч. 2 ст. 133 ТК).
Согласно ч. 3 ст. 133 ТК учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах. Формы таких документов утверждаются нанимателем самостоятельно.
Как правило, оперативный учет использования рабочего времени в организации ведется в табеле использования рабочего времени, в котором отражаются сведения о фактически отработанных часах и о неотработанном времени.
При этом в составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству, а в составе неотработанного времени выделяются оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины (ч. 5, 6 ст. 133 ТК).
Для бухгалтера или иного должностного лица, ответственного за начисление заработной платы, табель является одним из основных документов, необходимых для произведения расчетов с персоналом по оплате труда (заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, отпуска и др.). Кроме этого, табель использования рабочего времени является основой для статистических расчетов, так как в соответствии с ч. 2 п. 32 Указаний по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утвержденных постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 29 июля 2008 г. № 92, показатели использования календарного фонда времени заполняются на основании данных табельного или другого учета об использовании рабочего времени.
Табель может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах за каждый календарный месяц, при этом наниматель самостоятельно определяет форму табеля учета использования рабочего времени, а также обозначения видов затрат рабочего времени.
Учет в организации заработной платы зависит от применяемых форм и систем оплаты труда, особенностей технологии и организации производства и иных факторов. Для документального оформления расчетов с работниками по заработной плате могут использоваться: лицевой счет, расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость, платежная ведомость и другие документы.
Формы таких документов и требования к их заполнению определяются организацией самостоятельно.
В соответствии со ст. 80 ТК наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается нанимателем.
Отдел занятости и трудовых отношений управления по труду, занятости и социальной защите Смолевичского райисполкома.
