На минувшей неделе состоялся обучающий семинар со специалистами структурных подразделений райисполкома, управляющими делами сельисполкомов,  работниками  районных служб  по вопросам  работы с обращениями граждан, выполнения административных процедур, делопроизводства.

Проводили его управляющий делами райисполкома  Марина Михайловна Клюева, начальник отдела контроля и делопроизводства Алеся Владимировна Адащик и заведующий юридическим сектором райисполкома Сергей Владимирович Вейкуть.

На минувшей неделе состоялся обучающий семинар со специалистами структурных подразделений райисполкома, управляющими делами сельисполкомов,  работниками  районных служб  по вопросам  работы с обращениями граждан, выполнения административных процедур, делопроизводства.

Проводили его управляющий делами райисполкома  Марина Михайловна Клюева, начальник отдела контроля и делопроизводства Алеся Владимировна Адащик и заведующий юридическим сектором райисполкома Сергей Владимирович Вейкуть.

— В современном мире возрастает важность  документов  в деятельности  организаций и учреждений, именно они являются  инструментом этой деятельности,  — отметила Алеся Владимировна в своем выступлении. — Отсутствие организованной технологии управления документооборотом  приводит к тому, что  в нужный момент  невозможно определить, с каким документом  работает организация, каково текущее состояние документа. Без правильной постановки делопроизводства  в организации невозможно справиться с потоком документов,  оборачивающихся в ней, быстро  найти требуемый документ  и навести по нему справки, проконтролировать  его исполнение и обеспечить сохранность.

Вопрос организации работы с документами актуален, ведь большинство из документов должно удовлетворять  таким требованиям, как пригодность к длительному хранению,  максимальная наглядность, т.к они служат  основанием для принятия решений,  обобщений, справочно-информационной работы,  учета, являются  способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками. А для того, чтобы документ обладал этими качествами,  он должен быть правильно  составлен как по форме,  так и по содержанию.

На семинаре был рассмотрен вопрос о выполнении поручения Главы государства  о сокращении документооборота  в исполкомах первичного  уровня. Марина Михайловна Клюева отметила, что в соответствии с  поручением  районным исполнительным комитетом принимается комплекс мер по его выполнению.

— Управлением делами райисполкома  разработан и утвержден  комплекс мероприятий по сокращению документооборота  как в райисполкоме,  так и в сельисполкомах,  — подчеркнула она. — Областным исполнительным комитетом перед нами поставлена  задача — ежемесячное снижение  бумажного документооборота  на 15%, снижение  бумажного документооборота и увеличение  электронного документооборота. Следовательно, мы ставим такую же задачу и перед сельисполкомами. Ежеквартально  мы будем предоставлять  отчет в облисполком об общем  документообороте райисполкома, о количестве электронных документов в общем документообороте райисполкома,  о количестве электронных документов в общем  документообороте и сведения по документообороту в разрезе каждого сельисполкома.

Было подчеркнуто, что на рост документооборота  влияют объективные факторы: создание новых учреждений, организаций,  предприятий, расширение производственных и торговых связей,  увеличение выпуска продукции, активное использование документированной информации. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует. Однако пути совершенствования документооборота есть: это повышение качества документируемых решений, подготовки и оформления документов (применение всеми госорганизациями  единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов  и их составных элементов — реквизитов), бездокументное решение вопросов и другое.

Для присутствующих в зале специалистов, работников  районных служб по вопросам  работы с обращениями граждан, управляющих делами сельиполкомов еще раз напомнили, как правильно составлять  и оформлять такие виды документов как приказы,  письма и др., а также о  грамотности в их написании.

Кроме этого, все, присутствовавшие на семинаре, могли задать интересующие их вопросы  по документированию и организации  работы с документами.

Подготовила Ольга ЦЫБУЛЬКО.

Информацию читайте в номере 212 – 213  от 14.09.2011 г.